Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on SATUBALETTI PIKKUBALLERINAN/KOUVOLAN TANSSIOPISTON
henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR)
mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 14.9.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Lappeenrannan Tanssiopiston Kannatusyhdistys ry, Suvorovinkuja 3, 53900 Lappeenranta.
Kouvolan toimipisteen oppilastoimiston puhelin 040 565 1236. Sähköposti toimisto@kvlto.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Lappeenrannan Tanssiopiston rehtori Kaija Kontunen-Forsblom
sähköposti
kaija.kontunen@lprto.fi
puhelin 040 519 4305
3. Rekisterin nimi
Oppilaitoksen henkilörekisteri ja opetusrekisteri
oppilaista, vanhemmista ja työntekijöistä.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste
henkilötietojen käsittelylle on laki taiteen perusopetuksesta 21.8.1998/633.
Rekisteriä ylläpidetään Eepos-oppilaitoshallinta palvelussa.
Eepos-oppilaitoshallinta on taiteen perusopetukseen suunniteltu
toiminnanohjausjärjestelmä, jolla hallinnoimme oppilaiden, vanhempien ja
opettajien tietoja sekä opetustoiminnan organisointia. Palveluun on
käyttöoikeus ainoastaan oppilaitoksen hallinnon henkilökunnalla sekä
opettajilla.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on opetustoiminnan
järjestäminen. Rekisteriä käytetään opetustoimen järjestämiselle
välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan. Rekisteriin
tallennetaan oppilaiden opetusta, opetusjärjestelyitä ja oppimistuloksia
koskevia tietoja.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai
profilointiin.
Oppilaitoksen hallinto käsittelee oppilaiden
opiskelutietoja. Oppilaiden henkilötietoja käsitellään ainoastaan tarvittaessa
rekisterin eheyden ylläpitämiseksi.
Oppilaitoksen opettaja käsittelee vain niiden oppilaiden tietoja,
jotka liittyvät oleellisesti opettajan silloiseen opetustehtävään. Opettajien
käytössä ei ole oppilaiden tai vanhempien tarkkoja henkilö- tai osoitetietoja.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin
tallennettavia tietoja ovat: oppilaan nimi, oppilaan syntymäaika ja
henkilötunnus, oppilaan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite),
verkkoyhteyden IP-osoite, laskutustiedot, oppilaan opinnot ja opintohistoria,
suoritetut opinnot ja todistukset, osallistuminen oppitunneille, vanhemman
nimi, vanhemman henkilötunnus, vanhemman yhteystiedot (puhelinnumero,
sähköpostiosoite, osoite), opettajan nimi, opettajan yhteystiedot
(puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), opettajien opetustyö, järjestetyt
opetustunnit, opetustoimintaan liittyvät tilastotiedot ja oppilasmäärät.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm.
www-lomakkeilla ilmoittautumisen yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse,
asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto
EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yksittäiseen henkilöön liittyviä tietoja ei luovuteta
säännönmukaisesti muille tahoille. Opetustoimintaan liittyvää tilastotietoa
(oppilaiden ja opetuksen määrä, jonka mukana ei toimiteta yksilöiviä tietoja)
luovutetaan säännöllisesti esimerkiksi opetushallitukselle ja
tilastokeskukselle. Rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa tietoja Visma
Financial Solutions Oy:lle perintäpalveluun laskutus- tai perintätoimeksiannon
yhteydessä. Visma Financial Solutions Oy on perintäpalveluiden osalta
rekisterinpitäjä, ja vastaa kaikista henkilötietoihin liittyvistä
tietosuojavelvoitteista. Visma Financial Solutions Oy:lle luovutettavia tietoja
ovat asiakkaan nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, postiosoite, sähköposti,
perintätoimenpiteitä ja perinnän vaiheita koskevat tiedot sekä muut
tarpeelliset tiedot laskutus- tai perintätoimeksiannon hoitamisen kannalta.
Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Oppilaan ja huoltajan henkilötiedot säilytetään pysyvästi.
Tietoja voidaan anonymisoida rekisteröidyn pyynnöstä. Säilytysaika mahdollistaa
opintojen tilapäisen keskeytymisen ja uudelleen aloittamisen ilman, että
oppilastietohistoria häviää. Säilytysaika mahdollistaa myös oppilaan
osallistumistodistuksen kirjoittamisen opintojen päättymisen jälkeen.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja
tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kaikki
oppilaiden, vanhempien ja opettajien arkaluontoiset henkilötiedot säilytetään
vahvasti salattuina tietokannoissa ja varmuuskopioissa. Kun rekisteritietoja
säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja
digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä
huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja
muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään
luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan
se kuuluu. Myös työasemiin kohdistuvasta tietoturvasta huolehditaan
asianmukaisesti.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä
vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja ja
tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu.
Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti ja sen
on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan evätä laissa
säädetyin perustein.
Oikeus tarkistaa
itseään koskevat henkilötiedot
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää
rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen,
tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti
tai rekisteröidyn pyynnöstä (ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdan 2
mukaisesti). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjältä
rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun
rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai
poistamista koskevaan pyyntöön.
Oikeus vastustaa
henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelytoimia, joita
rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun
tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely ja
luovuttaminen muuta, kun opetustoimintaa varten ilmoittamalla tästä
rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti.
Oikeus peruuttaa annettu suostumus
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn
suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa
ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaisesti.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin
tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen
sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen
nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen
jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus
siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti
mahdollista).
Oikeus tehdä valitus
valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä
koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla
unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen
tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn
rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti
rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää
todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n
tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).